Tabuthema im Apothekenalltag:
Warum Sie sich als Apothekeninhaber von Ihrem Personal nicht alles gefallen lassen müssen
Haben Sie als Apothekeninhaber schon einmal gedacht: “Jetzt nimmt sich der Mitarbeiter aber einiges raus?” Vielleicht haben Sie festgestellt, dass das Verhalten eines Mitarbeiters gegenüber einem Kunden nicht Ihren Erwartungen entsprach. Oder vielleicht hält sich ein Mitarbeiter nicht an die vereinbarten Arbeitszeitregelungen, reicht seine Krankmeldung nicht rechtzeitig ein und informiert Sie nicht, wann Sie mit seiner Rückkehr rechnen können. Sie überlegen kurz, ob hier einmal eine klare Ansage angebracht ist, entscheiden sich aber dagegen. Im Großen und Ganzen ist der Mitarbeiter ja nicht schlecht. Und was würde erst passieren, wenn Ihr Mitarbeiter kündigt, nachdem Sie Klartext mit ihm gesprochen haben? Aufgrund des Fachkräftemangels finden Sie ja niemals zeitnah einen Ersatz.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, warum diese Haltung Ihrem gesamten Team schadet und wie Sie mit Mitarbeitern umgehen, die negative Verhaltensweisen an den Tag legen.
Die Konsequenz von fehlender Konsequenz
Viele Inhaber glauben, dass sie ihren Mitarbeitern einen Gefallen tun, wenn sie ihnen alles durchgehen lassen. In Wirklichkeit lassen Sie durch Ihren Mangel an Führung aber die Mehrheit Ihres Teams im Stich. Fehlverhalten oder unkollegiales Verhalten eines Mitarbeiters belastet nicht nur Sie, sondern vor allem auch Ihre anderen Mitarbeiter, wobei die negative Arbeitseinstellung des einzelnen Mitarbeiters oft zu Mehrarbeit für das gesamte Team führt. Oder Ihre Mitarbeiter müssen sogar Aufgaben übernehmen, die eigentlich nicht in Ihr Aufgabengebiet fallen. Vor allem aber zerstören Sie mit Ihrem Verhalten das Gerechtigkeitsgefühl unter Ihrer Belegschaft. Mitarbeiter unterscheiden sich in Ihrer Persönlichkeit teilweise stark. Nicht jeder Ihrer Mitarbeiter wird seine Freiheiten gleichermaßen schamlos ausnutzen. Die Mitarbeiter, die aus persönlichem Antrieb eine höhere Disziplin an den Tag legen, werden sich von Ihnen im Stich gelassen fühlen und kündigen schlimmstenfalls. Dadurch sorgen Sie für eine Unternehmenskultur, in der Ihre Leistungsträger frustriert das Handtuch werfen und “schwarze Schafe" ihre Freiheiten immer weiter ausnutzen. Für Sie als Inhaber wird es dann immer schwerer, das Steuer noch herumzureißen, da Ihre Mitarbeiter schon ein Gewohnheitsrecht für problematisches Verhalten beanspruchen. Es ist eine enorme Herausforderung, das Verhalten eines Mitarbeiters zu verbieten, bei dem Sie schon seit einem Jahr zugesehen haben.
Suchen Sie den Fehler zunächst bei sich
Sie können von keinem Mitarbeiter erwarten, dass er sich an implizite Regeln hält, die Sie selbst nie klar formuliert haben. Ihr Mitarbeiter wird davon ausgehen, dass sein Verhalten in Ihrer Unternehmenskultur als akzeptabel gilt. Fragen Sie sich also zunächst, ob Sie unmissverständlich klargemacht haben, welches Verhalten Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten und welches Verhalten in Ihrem Unternehmen keinen Platz hat. Wenn Sie klare Regelungen formuliert haben, wird es dennoch zu Verstößen kommen. Hier ist es wichtig, beim ersten Fehlverhalten direkt einzuschreiten. Auch hier müssen Sie Ihre Regelungen hinterfragen und überprüfen, ob Ihrem Mitarbeiter wirklich zu 100% klar sein konnte, was Sie von ihm erwarten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihrem Mitarbeiter klarzumachen, welches Verhalten Sie bemängeln, wie er sich in Zukunft in dieser Situation verhalten soll und klären Sie, ob Ihr Mitarbeiter ggfs. zusätzliche Unterstützung benötigt, um seinen Aufgabenbereich ordnungsgemäß zu bearbeiten.
Setzen Sie frühzeitig klare Grenzen
Wenn Sie unpassende Aussagen oder Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter tolerieren, vermitteln Sie dem Mitarbeiter unbewusst immer Ihr Einverständnis. Sie können also gar nicht früh genug damit anfangen, klare Erwartungen zu formulieren. Die Vermittlung klarer Regelungen beginnt letztlich bereits im Vorstellungsgespräch mit einem potenziellen Mitarbeiter. Viele Inhaber begehen hier den Fehler, dass sie bei unpassenden Forderungen nachgiebig reagieren, aus Angst der Bewerber könnte sich ansonsten gegen sie entscheiden. Wenn Sie hier allerdings Ihre eigenen Grundsätze zu sehr verwischen, bauen Sie gegenüber dem Bewerber eine Erwartungshaltung auf, die Sie später im Arbeitsalltag nicht erfüllen können und auch nicht erfüllen wollen.
Das Onboarding als Schlüssel für eine geregelte Zusammenarbeit
Ihr wichtigster Baustein, um Regelungen für Ihre Mitarbeiter klar und nachvollziehbar aufzustellen, ist ein strukturiertes und unmissverständliches Onboarding. Viele Apothekeninhaber begehen hier den Fehler, dass sie das Onboarding neuer Kollegen den bestehenden Mitarbeitern überlassen. Der neue Mitarbeiter wird nicht nur auf die Erklärungen seiner neuen Kollegen hören, sondern auch ihr Verhalten am Anfang genau beobachten und daraus seine eigenen Schlüsse über die Umgangsformen in Ihrer Apotheke ziehen. Sie müssen hierbei verstehen, dass ein neuer Mitarbeiter das Verhalten der Kollegen immer interpretiert, wodurch er keine eindeutigen Rückschlüsse auf die von Ihnen vorgegebenen Verhaltensregeln hat. Verhalten sich Ihre bestehenden Mitarbeiter mit dem Neuen beispielsweise bei Fehlern besonders nachsichtig, kann dieser den Eindruck gewinnen, dass Sie es in Ihrer Apotheke mit der Genauigkeit nicht so ernst nehmen. Sie haben dadurch das Problem, dass Ihr neuer Mitarbeiter die Verhaltensregeln nur indirekt aus dem Verhalten seiner Kollegen ableitet und diese nie klar und deutlich vermittelt bekommt. Als Inhaber haben Sie dadurch keine Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihr neuer Mitarbeiter die Regelungen in Ihrer Apotheke überhaupt kennen konnte. Vor allem aber ist es Ihre Führungsaufgabe, die Regeln in Ihrer Apotheke zu definieren, zu vermitteln und durchzusetzen. Diese Verantwortung können Sie nicht an Ihre Mitarbeiter abtreten. Auch erfahrene Mitarbeiter können sich schwer damit tun, Grenzen klar aufzuzeigen, da sie gegenüber dem neuen Mitarbeiter nicht als unsympathisch wahrgenommen werden möchten. Wenn Sie mit jedem neuen Mitarbeiter selbst alle Regeln durchgehen, ist dies jedoch ein enorme zeitliche Belastung für Sie als Inhaber. Die beste Lösung besteht hier in der Einführung eines digitalen Schulungssystems. Hier können Sie sämtliche Regeln und Verhaltensweisen einmalig in Form von Videos und übersichtlichen Richtlinien festhalten. Mögliche Videos im Onboarding wären beispielsweise:
- Wie verhalte ich mich im Krankheitsfall
- Wie sind die Pausenregelungen in unserem Unternehmen
- Wie melde ich mich richtig am Telefon
Ein digitales Schulungssystem birgt zudem den Vorteil, dass Sie jederzeit überprüfen können, welche Informationen der neue Mitarbeiter bereits erhalten hat und welches Wissen Sie demnach voraussetzen können. Im Problemfall können Sie dann immer auf das entsprechende Video verweisen.
Weiterführende Informationen über die Vorteile eines digitalen Schulungssystems finden Sie hier.
Checkliste:
Werden Regelungen und Verhaltensweisen in Ihrer Apotheke klar genug kommuniziert?
Nutzen Sie diese Checkliste und prüfen Sie, ob die Regelungen in Ihrer Apotheke für alle Mitarbeiter klar versändlich kommuniziert sind.
Verfügen Sie über ein strukturiertes Onboarding, in dem die gewünschten Verhaltensweisen eindeutig vermittelt werden?
Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter bei unpassendem Verhalten direkt darauf an?
Verfügen Sie über einen klaren Rahmen, welche Zugeständnisse Sie Bewerbern im Vorstellungsgespräch machen möchten und halten SIe sich zu 100% an diesen Rahmen?
Die Prozedurale Fairness-Theorie besagt, dass die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden, genauso wichtig ist wie das Ergebnis der Entscheidung selbst. Klare und transparente Regelungen im Entscheidungsprozess, wie zum Beispiel die Konsistenz der Verfahren und die Transparenz aller Regelungen, tragen zur Wahrnehmung der Fairness bei. Mitarbeiter, die den Entscheidungsprozess als fair empfinden, sind tendenziell zufriedener, selbst wenn das Ergebnis nicht ihren Vorstellungen entspricht.
