Mitarbeiter auf Autopilot einlernen
Die Vorteile eines digitalen Onboarding in Ihrer Apotheke
Wie funktioniert das Onboarding aktuell bei Ihnen?
Wie läuft in Ihrer Apotheke die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ab? Wahrscheinlich begrüßen Sie und Ihr Team den neuen Mitarbeiter am ersten Tag, dann zeigen Sie ihm einmal die gesamte Einrichtung Ihrer Apotheke und schon geht es los: Ihr neuer Mitarbeiter wird direkt in seine neue Arbeit integriert. Nicht selten kommt es vor, dass Ihr neuer Mitarbeiter schon am erten Arbeitstag beispielsweise Kunden bedient.
Wahrscheinlich haben Sie auch einen erfahrenen Mitarbeiter, der einmal alles vormacht und dann dem Neuankömmling über die Schulter blickt: “Jetzt musst Du hier klicken… das findest du hier in der Schublade”... und so weiter. Dieses Vorgehen ist nicht nur zäh für den neuen Mitarbeiter, es bindet auch einen Ihrer Mitarbeiter unnötig und hält ihn von seiner eigentlichen Arbeit ab.
Das Wissen Ihrer Mitarbeiter zugänglich machen
Apotheken sind wissensintensive Arbeitsplätze. Ihre wichtigste Ressource sind die Wissensbestände und die Erfahrungswerte Ihrer Mitarbeiter. Aber wie kann hier ein geeigneter Transfer von Wissen organisiert werden? Im Regelfall wenden sich neue Mitarbeiter bei Wissenslücken an die erfahrenen Kollegen. Das birgt jedoch einige Risiken: Sie müssen damit rechnen, dass neue Mitarbeiter erst einmal mit Informationen überflutet werden oder eben auch nicht. Da ist es nicht verwunderlich, dass die gleiche Frage auch zwei oder drei mal gestellt wird - das birgt eine gewisse Belastung für Ihre langjährigen Mitarbeiter.
Grundlegend ist es Ihr Ziel, Ihren Mitarbeitern einheitliche Informationen zu vermitteln. Das geht nur, wenn Sie über einen strukturierten Einarbeitungsprozess verfügen und nicht wahllos unterschiedliche Informationen von verschiedenen Personen geteilt werden. Wenn jeweils der Mitarbeiter für das Einlernen zuständig ist, der eben gerade Zeit hat, werden Sie zwangsläufig abweichende Ergebnisse erzielen.
Zuletzt sollten Sie sich fragen, wie viel Wissen Ihnen verloren geht, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Häufig sind Neueinstellungen Nachbesetzungen für einen Mitarbeiter der Ihre Apotheke verlassen hat. Wenn Sie hier nicht zeitnah einen neuen Kollegen finden, kann keine ausführliche Übergabe mehr stattfinden. Sie sollten sich also fragen, wie Sie das wissen, dass in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter gespeichert ist, an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen können.
Wie eine digitale Schulungsplattform Ihnen eine systematische Einarbeitung ermöglicht
Der große Vorteil einer Digitalen Schulungsplattform: Sie können wirklich jede Informationen bereitstellen, die Ihre Mitarbeiter für einen Einstieg in Ihrer Apotheke benötigen.
Stellen Sie Ihre Apotheke vor: Präsentieren Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Apotheke , nennen Sie Ansprechpartner, zeigen Sie ihm das Umfeld der Apotheke und geben Sie ihm einen Einblick in die Geschichte und die Werte der Apotheke. So können Sie für eine Identifikation sorgen und Ihr Mitarbeiter wird von Beginn an das “größere Bild” sehen.
Klären Sie die alltäglichen “Kleinigkeiten” ab: Wo steht die Kaffemachine, wie melde ich mich krank? Wie reiche ich Urlaub ein? Wo finde ich meinen Dientsplan? Das sind standardisierte Informationen, die Sie einmalig festhalten und bis in alle Ewigkeit verwenden können.
Machen Sie wichtige Dokumente zugänglich: Nutzen Sie die Plattform um Dokumente, wie z.B. Checklisten oder Zusatzinformationen, mit dem neuen Mitarbeiter zu teilen.
Stellen Sie die Tätigkeiten des Mitarbeiters dar: Mit Hilfe einer digitalen Schulungsplattform können Sie alle Tätigkeiten des Mitarbeiters als Videos zur Verfügung stellen. So können Sie garantieren, dass jeder neue Mitarbeiter den selben Wissensstand hat und alle Abläufe gleichförmig und mit dem gleichen Qualitätsstandard ablaufen können.
Was Sie einmal auf der Schulungsplattform abgebildet haben, bleibt Ihnen erhalten. Der Mitarbeiter hat also bei Fragen immer wieder eine zentrale Anlaufstelle, wo er die Informationen erneut abrufen kann. Auch erfahrene Mitarbeiter können hier ihr Wissen konservieren. Sollten diese dann einmal Ihr Unternehmen verlassen, bleibt Ihnen das Wissen erhalten.
Ist der Aufwand gerechtfertigt?
Das ideale Mindset zum Thema digitale Schulungsplattform
Zugegeben, der anfängliche Aufwand ist beträchtlich, wenn Sie direkt von 0 auf 100 starten möchten. Als Apothekeninhaber werden Sie derzeit sicherlich nicht über einen Mangel an Arbeitsbelastung für sich und Ihr Team klagen. Jedoch ist der große Vorteil, dass Sie das auch nicht müssen. Sie können immer so viel Zeit in die Schulungsplattform stecken, wie es für Sie passt. Ob 1, 2,5 oder 10 Stunden in der Woche, das bleibt Ihnen überlassen. Zudem können Sie den Aufbau der Plattform mit erfahrenen Mitarbeitern und/oder Filialleitern teilen, sodass nicht alles an Ihnen haftet.
In dieser Situation ist das richtige Mindset als Unternehmer gefragt: Sie müssen zunächst eine Menge an Zeit in den Aufbau der Plattform investieren. Doch als Ertrag erwartet Sie eine anhaltende Zeitersparnis für Sie und Ihre Mitarbeiter, die sich über Jahre hinweg auszahlt. Eine einmal etablierte Schulungsplattform fungiert als Investition, die Ihnen immer wieder Zeit und Kosten einspart. Besonders in diesen Zeiten, in denen zusätzlicher Aufwand und übermäßige Bürokratie Ihre Teammitglieder zeitlich beanspruchen, ist es entscheidend, Lösungen zu finden, um Prozesse einmalig zu strukturieren und dadurch Ihr Team langfristig zu entlasten.
Langfrsitig gesehen haben Sie damit ein System gebaut, das Ihre Mitarbeiter wie auf Autopilot selbstständig einarbeitet.
Aber ist das nicht vollkommen unpersönlich?
Eine Schulungsplattform soll die soziale Interaktion in Ihrem Team nicht ersetzen. Natürlich müssen neue Mitarbeiter auch in das soziale Umfeld der Apotheke integriert werden. Wenn Sie also jedem neuen Mitarbeiter einen Mentor an die Seite stellen, sollten Sie das auch weiterhin tun. Die Schulungsplattform entlastet jedoch Ihren Mentor, sodass dieser sich auf den zwischenmenschlichen Umgang mit dem neuen Kollegen fokussieren kann und nicht mit endlosen Erklärungen von Routineprozessen aufgehalten wird.
Checkliste:
Verfügen Sie wirklich über eine systematische Einarbeitung?
Nutzen Sie diese Fragen, um Ihren Onboarding-Prozess zu hinterfragen.
Wie viele Mitarbeiterkündigungen gehen auf eine Überforderungssituation zurück?
Wie viele Stunden verbringen Ihre aktuellen Mitarbeiter jährlich mit dem Einlernen neuer Mitarbeiter?
Wie viele Stunden verbringen Ihre aktuellen Mitarbeiter monatlich mit dem Stellen von Rückfragen zu bestimmten Situationen bei Ihren Kollegen oder bei Ihnen als Inhaber?
Wie wird überprüft, ob ein neuer Mitarbeiter wirklich alle Informationen erhalten und aufgenommen hat?
Die Valenz-Instrumentalitäts-Erwartungs(VIE)-Theorie ist ein Konzept aus der Sozialpsychologie, das dazu dient, das Verhalten von Menschen in Bezug auf Motivation und Belohnung zu erklären. Die Theorie besagt, dass 3 Faktoren die Motivation eines Mitarbeiters beeinflussen:
1️⃣ Wie wertvoll ist die erwartete Belohnung (Valenz)?
2️⃣ Wie stark glaubt der Mitarbeiter, dass sein Verhalten die gewünschte Belohnung beeinflusst (Instrumentalität)?
3️⃣ Wie zuversichtlich ist die Person, dass sie die erforderliche Handlung ausführen kann (Erwartung)?
Zusammenfassend besagt die Theorie, dass ein Angestellter mehr Einsatz zeigen wird, wenn er überzeugt ist, dass er eigenständig seine angestrebten Ziele erreichen kann. Dieses Gefühl der Selbstwirksamkeit sollte im Mitarbeiter gefördert und gestärkt werden. Die Mitarbeitenden sollten die erforderlichen Fähigkeiten nicht allein durch Nachahmung erwerben, sondern sich diese eigenständig aneignen, unterstützt durch umfassendes und eindeutiges Begleitmaterial.
