Vor einem Vorstellungsgespräch sollten grundlegende Rahmenbedingungen abgeklärt sein, sodass Sie nicht in Hektik verfallen und keine unangenehmen Situationen auftreten. Informieren Sie Ihr Team, wann Sie den Bewerber empfangen und stellen Sie klar, dass Sie in diesem Zeitraum nicht ansprechbar sind. Zu Ihrer Vorbereitung gehört außerdem, dass Sie sich mit den Bewerbungsunterlagen des Kandidaten auseinandersetzen. Es wirkt extrem unprofessionell, wenn Sie während des Vorstellungsgesprächs im Lebenslauf nach Informationen suchen und die wesentlichen Stationen des Bewerbers nicht kennen. Drucken Sie sich die Bewerbungsunterlagen aus und halten Sie sie für das Gespräch bereit.

Wie bereits beschrieben, wird Ihr Bewerber von seinem ersten Eindruck auf den Gesamtzustand Ihrer Apotheke schließen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, am Tag des Vorstellungsgesprächs mit ein paar zielgerichteten Maßnahmen zu steuern, wie Ihr Bewerber Ihre Apotheke wahrnehmen wird. Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich im Vorfeld überlegt haben, welche 2-3 Eindrücke Sie Ihrem Bewerber von der Apotheke vermitteln möchten. Wichtig ist, dass Sie diese Eindrücke vermitteln, ohne sie konkret gegenüber Ihrem Bewerber anzusprechen. Wenn der Bewerber auf Grund seiner eigenen Wahrnehmung zu einer Einschätzung Ihrer Apotheke kommt, ist dies für ihn eine glaubhaftere Entscheidungsgrundlage, als Ihre Aussagen. Wenn Sie sich Ihrem Kandidaten beispielsweise als besonders organisierte Apotheke präsentieren möchten, überlegen Sie sich im Vorfeld: Wie sieht eine Begrüßung, ein Vorstellungsgespräch und eine Verabschiedung in einer organisierten Apotheke aus? Planen Sie hier die zentralen Stationen, um jeweils gezielte Stichworte oder Verhaltensweisen einzubauen. Zuletzt sollten Sie auch den Zeitpunkt des Bewerbungsgesprächs bewusst wählen. Setzen Sie keine Bewerbungsgespräche zu Stoßzeiten an, sodass Sie und Ihr Team nicht als hektisch oder sogar chaotisch wahrgenommen werden.

Ihre zentrale Aufgabe im Vorstellungsgespräch ist es, die Eignung des Bewerbers herauszufinden. Um diese strukturiert zu ermitteln, bedarf es einiger Vorbereitung. Damit Sie die Antworten des Bewerbers einordnen können, muss jede Frage ein klares Ziel verfolgen. Das heißt im Umkehrschluss für Sie, dass Ihnen bei jeder Frage klar ist, was eine gute bzw. schlechte Antwort auf diese Frage ausmacht. Wichtig ist außerdem, dass Sie sich eine Übersicht erstellen, welche Tätigkeiten Ihr Bewerber zukünftig ausführen wird. Für diese Tätigkeitsfelder müssen Sie die wesentlichen fachlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen ermitteln, die zu einer angemessenen Umsetzung notwendig sind. Ein sinnvoller Ansatz ist es, auch situative Fragen in das Gespräch einzubauen: “Was würden Sie machen, wenn ein Kunde mit dem Anliegen XY in zu Ihnen kommt?” Natürlich kann der Bewerber nicht zwangsläufig die perfekte Antwort kennen. Es geht im Kern darum zu überprüfen, wie Ihr Bewerber auf Herausforderungen reagiert und ob er in der Lage ist, eigenständig sinnvolle Lösungen vorzuschlagen. Hier sollten Sie sich vorab überlegen, welche Lösungsansätze hilfreich sind und welche nicht, damit Sie eine objektive Einschätzung treffen können.

Zuletzt ist wichtig: In vielen Fällen ist die menschliche Eignung wichtiger als die fachliche Eignung. Sie sollten sich also vor allem fragen, ob der Bewerber einen zuverlässigen, ehrlichen und loyalen Eindruck auf Sie macht. Wenn der Kandidat zudem auch noch lernwillig und motiviert ist und menschlich optimal zu Ihnen und Ihrem Team passt, wird er langfristig die Kosten rechtfertigen, die Sie ggfs. in Fortbildung und Einarbeitung investieren müssen.

Während des Vorstellungsgesprächs stellen Sie dem Bewerber die Fragen, die Sie sich im Vorfeld überlegt haben. Um eine objektive Vergleichbarkeit zwischen allen Bewerbern sicherzustellen, müssen Sie einen Fragenkatalog vorbereiten, den Sie jedem Bewerber gleichermaßen stellen. Neben diesen Fragen können Sie weitere offene Fragen stellen, die sich auf den Lebenslauf des Bewerbers, seine Ziele und seine Motivation, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, beziehen. Wichtig ist, dass Sie auch nachhaken, wenn Ihnen eine Antwort des Bewerbers “verdächtig” vorkommt, oder Sie der Meinung sind, dass der Bewerber etwas anspricht, was im Arbeitsalltag zu Problemen führen kann. Es ist wichtig, alle Eventualitäten abzuklären, damit Sie über alle Informationen verfügen, die Sie zu einer fundierten Entscheidung brauchen.

Zum Ende des Gesprächs werden die konkreten Konditionen besprochen. Sie können hier zwar Kompromisse eingehen, sollten aber immer im Hinterkopf haben, dass Sie den Bewerber nicht besser stellen, als Ihre aktuelle Belegschaft. Außerdem ist es wichtig klarzustellen, ob Ihr Bewerber mit dem Gesamtpaket, das Sie bieten, auch wirklich zufrieden ist. Oftmals behaupten Bewerber im Vorstellungsgespräch, dass sie mit allen Konditionen einverstanden sind, nur um sich die Chance auf eine Einstellung nicht zu verbauen. Sie vergleichen Ihr Angebot mit anderen Apotheken und wollen oftmals im Nachhinein die bereits besprochenen Bedingungen noch einmal nachverhandeln. Schaffen Sie also Klarheit über die Bedingungen. Auf eine Nachverhandlung nach dem Bewerbungsgespräch sollten Sie grundsätzlich nicht eingehen.

Zuletzt ist wichtig: Treffen Sie niemals eine Einstellungsentscheidung im Vorstellungsgespräch. Sie sollten sich immer die Zeit nehmen, die Eindrücke aus dem Gespräch sacken zu lassen und in einem ruhigen Moment zu reflektieren. Dennoch sollten Sie gegenüber dem Kandidaten direkt transparent machen, bis zu welchem Datum er spätestens eine Entscheidung erhält.

Sind Sie gut auf Ihr Vorstellungsgespäch vorbereitet?

Nutzen Sie diese Checkliste und prüfen Sie, ob Sie die wichtigsten Vorbereitungen getroffen haben.