Krisenmanagement in der Apotheke
5 Tipps, wie Sie Ihre Apotheke erfolgreich durch die Krise führen
Wenn Sie aktuell in die AWA, DAZ oder auf Apotheke Adhoc blicken, zeigt sich Ihnen als Apothekeninhaber ein düsteres Bild: Das Skonto-Urteil wird Ihre Gewinne weiter pulverisieren. Der Personalmangel nimmt weiter zu, sodass bis 2029 rund 13.000 unbesetzte Stellen in öffentlichen Apotheken zu erwarten sind. Selbst beim E-Rezept ruckelt es gewaltig, wobei laut einer Umfrage der ABDA rund 70% der Inhaber klagen, dass der größte Mehraufwand entsteht, wenn der Kunde die Apotheke betritt, das Rezept aber noch nicht da ist und Patienten so erst verspätet versorgt werden können. Vor allem verzweifeln auch zahlreiche Apothekeninhaber, weil sie nun darauf angewiesen sind, dass die lokalen Arztpraxen das E-Rezept ebenso effizient umsetzen. Häufig werden die Rezepte nicht zeitnah vom Arzt unterschreiben, was dazu führt, dass die verärgerten Kunden ihren Frust dann am Apothekenpersonal auslassen und eine andere Apotheke aufsuchen. Nicht selten berichten Apothekeninhaber von Umsatzrückgängen bis zu 30% aufgrund dieser Problematik.
Jede dieser Horrormeldungen wird gerne mit dem Satz: “Es geht um die Existenz der Apotheke.” eingeleitet. Aber mit wie vielen Apokalypsen können Sie sich gleichzeitig befassen? Wer sich aktuell täglich mit den negativen Schlagzeilen der Apothekenbranche befasst, ist als Inhaber schlicht nicht mehr handlungsfähig. Dieser Blogartikel soll Ihnen als Apothekeninhaber 5 Tipps liefern, worauf Sie Ihren Fokus in der Krise legen sollten.
Tipp 1: Überprüfen Sie Ihre Einstellung – haben Sie die Kontrolle?
Der richtige Umgang mit Krisen beginnt immer bei Ihnen. Es ist wichtig, sich gedanklich von den Geschehnissen zu lösen, auf die Sie nicht einwirken können und sich den Dingen zuzuwenden, die Sie direkt beeinflussen können. Gehen Sie immer vom Standpunkt aus, dass Ihr eigenes Tun mehr Einfluss auf den Erfolg Ihrer Apotheke hat, als alle Rahmenbedingungen. Es mag ehrenwert sein, sich in Protesten oder online für Ihre Branche einzusetzen. Zuerst sollten Sie allerdings einen Plan entwickeln, wie Sie mit Ihren Möglichkeiten und Ihrem Team die Apotheke so aufstellen können, dass Sie unabhängig von den externen Entwicklungen bestehen können.
Tipp 2: Arbeiten Sie an Ihrer Apotheke und nicht in Ihrer Apotheke
Leider vergraben sich viele Apothekeninhaber in der Krise in Arbeit und hoffen, mit zusätzlicher Arbeit in der Apotheke die Situation in den Griff zu bekommen. Man erhält dadurch die Illusion “etwas zu tun”, verbessert an der allgemeinen Situation aber nichts. Krisen zeichnen sich dadurch aus, dass nicht nur einzelne Teilprobleme entstehen, sondern ihr grundlegendes Geschäftsmodell bedroht wird. Verabschieden Sie sich also von dem Gedanken, dass Sie die Situation entschärfen können, wenn Sie ein paar zusätzliche Stunden im Handverkauf einspringen. In der aktuellen Krise ist es Ihre Aufgabe als Inhaber, Ihre Apotheke so aufzustellen, dass Sie nachhaltig unter den neuen Herausforderungen bestehen kann. Sie müssen hier Konzepte entwickeln, um folgende grundlegende Fragen zu beantworten:
1️⃣ Wie kann ich sicherstellen, dass ich zukünftig Kunden gewinne, deren Kaufkraft ausreicht, um meine Apotheke rentabel zu halten?
2️⃣ Wie kann ich sicherstellen, dass ich regelmäßig ausreichend qualifizierte Bewerbungen erhalte, sodass meine Personalsituation nachhaltig gefestigt ist?
3️⃣ Wie kann ich sicherstellen, dass meine Prozesse in der Apotheke effizient sind, sodass ich auch unter erschwerten Bedingungen mit Bürokratie und Arbeitsbelastung fertig werde?
4️⃣ Wie kann ich alle Aufgabenstellungen in meiner Apotheke so digitalisieren und automatisieren, dass sie mit den verfügbaren Personalressourcen rentabel ausgeführt werden können?
Sie müssen sich klar machen, dass es unumgänglich ist, an Ihrer Apotheke zu arbeiten. Sie müssen ggfs. sogar kurzfristige Probleme in der Apotheke in Kauf nehmen, wenn Sie Ihren Fokus mehr auf die strategische Ausrichtung Ihrer Apotheke legen, als auf das Tagesgeschäft. Langfristig ist dies aber die einzige Möglichkeit, aus der Abwärtsspirale zu entkommen.
Tipp 3: Schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern die notwendige Zeit
Die aktuelle Situation der Apothekenbranche bedeutet für Sie, aber vor allem auch für Ihr Team eine enorme zusätzliche Belastung. Wenn Sie nicht schnell handeln und Ihrem Team zumindest klar machen, dass Sie sich um eine Entlastung kümmern, kann dies zu fatalen Folgen führen. Die enorme Belastung kann Ihr Team erschöpfen und demotivieren, sodass Krankmeldungen zunehmen und ein Flächenbrand entsteht. Sie sollten also dringend glaubwürdige Ansätze entwickeln, um Ihrem Team eine echte Zeitersparnis zu bieten. Hier bietet sich beispielsweise eine digitale Schulungsplattform an, die dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter mit minimalem Zeitaufwand eingelernt werden können und bestehende Mitarbeiter schnell an notwendige Informationen und Prozessbeschreibungen gelangen, ohne andere Mitarbeiter länger aufzuhalten.
Tipp 4: Packen Sie die Probleme bei der Wurzel
Ein Beispiel: Ihr Problem ist nicht, dass sich auf Ihre aktuelle Stellenanzeige keine qualifizierten Bewerber melden. Ihr Problem ist, dass Bewerben vollkommen unklar ist, wofür Sie stehen und warum Sie der passende Arbeitgeber für sie sind. Ihr Problem ist auch nicht, dass Ihr Umsatz in den letzten Monaten eingebrochen ist. Ihr Problem ist, dass Sie über kein System verfügen, mit dem Sie zielgerichtet und messbar Neukunden akquirieren können. Hören Sie also auf, noch ein drittes Mal an Ihren Stellenanzeigen herumzudoktern oder noch mehr Rabattcodes an Kunden zu verteilen. Bauen Sie lieber eine Onlinepräsenz auf, die sowohl für potentielle Kunden, als auch für Bewerber ansprechend ist. Sie müssen einen durchdachten Online-Auftritt entwickeln, der Ihnen ermöglicht, mit zielgerichteten Werbeanzeigen kurzfristig genau Ihre Zielgruppe zu erreichen.
Tipp 5: Nach der Krise ist vor der Krise
Wenn Sie Ihre Apotheke wieder in ein ruhiges Fahrwasser geleitet haben, ist es verlockend, wieder in alte Verhaltensmuster zurückzufallen. Bei der nächsten politischen Entscheidung zu Ihren Ungunsten stehen Sie dann wieder ganz am Anfang. Es ist wichtig zu verstehen, dass es völlig normal ist, dass Krisen in regelmäßigen Abständen auftreten. Zudem werden Probleme wie der Fachkräftemangel sich auf absehbare Zeit nicht entschärfen. Für Sie als Apothekeninhaber bleiben diese Herausforderungen aber nur solange bestehen, bis Sie eine nachhaltige Lösung entwickelt haben. Wenn Sie während der akuten Krisensituation Probleme lösen können, sollten Sie erfolgreiche Ansätze langfristig weiterführen oder sogar ausbauen. Wenn Sie während der Krise erfolgreiches Arbeitgebermarketing betrieben haben und darüber neue Mitarbeiter gewinnen konnten, sollten Sie diesen Ansatz weiterverfolgen, auch wenn Sie ggfs. aktuell keinen Personalmangel in Ihrer Apotheke verzeichnen. Wenn Sie mit gezielten Marketingaktivitäten während der Krise neue Kundengruppen erschließen konnten, sollten Sie nach der Krise weiteres Marketingbudget investieren, um die Bekanntheit bei potenziellen Kunden weiter zu steigern. Es ist wichtig zu verinnerlichen, dass Sie in guten Zeiten die Maßnahmen weiterentwickeln, die Sie in der letzten Krise notgedrungen und kurzfristig aus dem Boden stampfen mussten. In der nächsten Krise verfügen Sie dann über alle Grundlagen, die Sie dann auch in der nächsten Krise direkt zur Hand haben.
Checkliste:
Verfolgen Sie die passenden Strategien, um Ihre Apotheke sicher durch die aktuellen Krisen zu manövrieren?
Nutzen Sie diese Checkliste und prüfen Sie, ob Sie angesichts der aktuellen Herausforderungen die richtigen Prioritäten setzten.
Versuchen Sie Probleme in Ihrer Apotheke durch Mehrarbeit im HV zu lösen?
Nutzen Sie digitale Systeme, wie z.B. eine digitale Schulungsplattform, um den Zeitaufwand für Sie und Ihr Team zu reduzieren?
Verfügen Sie über eine Onlinepräsenz, die es Ihnen möglich macht regelmäßig Bewerber und Neukunden zu generieren?
Der "Locus of Control" ist ein psychologisches Konzept, das sich auf die Überzeugung einer Person darüber bezieht, ob sie das Geschehen in ihrem Leben als kontrollierbar durch ihre eigenen Handlungen (intern) oder durch externe Faktoren wie Schicksal, Glück oder andere Menschen (extern) betrachtet.
Es gibt zwei Hauptarten des Locus of Control:
1. Intern: Personen mit einem internen Locus of Control glauben, dass ihre Handlungen und Entscheidungen ihr Schicksal beeinflussen können. Sie fühlen sich für ihre Erfolge und Misserfolge verantwortlich und haben oft ein starkes Gefühl der Selbstwirksamkeit.
2. Extern: Personen mit einem externen Locus of Control neigen dazu, ihr Schicksal als von externen Faktoren kontrolliert anzusehen. Sie glauben, dass Dinge wie Glück, Zufall oder das Verhalten anderer Menschen ihr Leben dominieren und haben möglicherweise ein geringeres Maß an Selbstwirksamkeit.
Als Inhaber einer Apotheke können Sie von diesem Konzept lernen, dass Ihre Einstellung und Herangehensweise einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben. Übernehmen Sie Verantwortung für die Herausforderungen der Branche und seien Sie proaktiv bei der Suche nach Lösungen.
