Die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter
So erkennen Sie den idealen
Mitarbeiter für Ihre Apotheke
Stellen Sie Ihre Mitarbeiter noch nach Ihrem Bauchgefühl ein?
Bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter verlassen sich die meisten Inhaber auf Ihr Bauchgefühl. Nicht selten hört man von erfahrenen Inhabern: “Ich leite seit 20 Jahren diese Apotheke. Einen guten Mitarbeiter erkenne ich, wenn ich ihn sehe.” Selbstverständlich sollte man als Geschäftsmann sein Bauchgefühl nicht vollständig vernachlässigen. Die Einstellung eines Mitarbeiters unterscheidet sich aber nicht grundsätzlich von einer Investitionsentscheidung. Sie investieren Geld und Zeit in die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters und hoffen, dass sich Ihre Investition langfristig amortisiert. Warum sollten Sie dann bei der Einstellung neuer Mitarbeiter weniger systematisch vorgehen, als beim Kauf eines neuen Kommissionierautomaten?
Das Problem mit dem Bauchgefühl
Studien haben gezeigt, dass die Qualität von Personalauswahlverfahren nur minimal mit der Berufserfahrung des Personalentscheiders zunimmt. Was jedoch enorm ansteigt, ist das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten. Das Problem: Man kann auch sehr selbstbewusst über einen langen Zeitraum das Falsche tun. Grundsätzlich können Sie bei der Auswahl von Mitarbeitern 2 Fehler machen. Sie stellen den falschen Mitarbeiter ein oder Sie lehnen den richtigen Mitarbeiter ab. Wenn Sie allerdings den richtigen Mitarbeiter ablehnen, werden Sie in den allermeisten Fällen nie von Ihrem Fehler in Kenntnis gesetzt. Den abgelehnten Kandidaten treffen Sie üblicherweise kein zweites Mal.
Die Bestandteile einer systematischen Personalauswahl
Letztendlich müssen Sie in einer Auswahlentscheidung 3 Ebenen betrachten, die man im Englischen als Person-Organization-fit, Person-Group-fit und Person-Job-fit bezeichnet. Um eine strukturierte Auswahl zu gewährleisten, müssen Sie alle 3 Ebenen “abklopfen”.
Person-Organization-fit
Als erstes müssen Sie herausfinden, ob der Kandidat grundsätzlich zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Wir bewegen uns dabei auf der Ebene der Werte. In den meisten Apotheken werden die Unternehmenswerte durch den Inhaber geprägt. Sie sollten sich als Inhaber Ihrer Werte bewusst sein, diese vorleben und auch bei der Personalauswahl konsequent anwenden. Wenn Sie beispielsweise in Ihrer Apotheke großen Wert auf Leistungsanreize setzten und beispielsweise ihr Team über leistungsbezogene Prämien steuern, macht es keinen Sinn einen Bewerber einzustellen, dem wichtig ist, dass alle Mitarbeiter in der gleichen Position grundsätzlich die gleiche Entlohnung erhalten.
Person-Group-fit
Auf zweiter Ebene sollten Sie sich fragen, ob der Kandidat auch in Ihr Team und die Arbeitsumgebung passt. Dabei muss insbesondere die Persönlichkeit des Kandidaten berücksichtigt werden. Macht es Sinn einen sehr introvertierten Kandidaten für die Kundenberatung in einer lebhaften Center-Apotheke einzusetzen? Besitzt der Kandidat die notwendige Offenheit, um mit allen Mitarbeitern ihrer Apotheke eine gute Arbeitsgrundlage zu finden? Es macht hierbei auch keinen Sinn, den Kandidaten zu fragen, ob er sich der Situation gewachsen fühlt. Er wird im Zweifel immer zustimmen, um sich die Chance auf die Stelle nicht zu verbauen. Letztendlich müssen Sie als Inhaber in der Lage sein die richtigen Fragen zur richtigen Zeit zu stellen, um zu einer kompetenten Einschätzung zu gelangen. Sie können hierfür natürlich auch auf entsprechende Persönlichkeitstests zurückgreifen.
Person-Job-fit
Erst im letzten Schritt betrachten Sie die berufliche Eignung des Kandidaten. Hierbei machen viele Inhaber den Fehler, dass sie erneut auf ihr Bauchgefühl vertrauen, um Kompetenzen festzulegen, die sie für wichtig erachten. Grundsätzlich bietet es sich jedoch an, in dieser Phase vom Ende her zu denken. Welche Tätigkeiten wird Ihr Mitarbeiter die meiste Zeit des Arbeitstages ausführen? Welche dieser Tätigkeiten sind wirklich erfolgskritisch und welche Tätigkeiten müssen eben einfach gemacht werden? Beschränken Sie sich auf die wesentlichen 3-5 Tätigkeiten. Es sollte sich im Bestfall um Tätigkeiten handeln, die direkt Ihren Umsatz oder den allgemeinen Erfolg Ihrer Apotheke beeinflussen. Dies ist z.B. gegeben, wenn Sie bei Fehlern des Mitarbeiters Kunden verlieren, negative Bewertungen erhalten oder Produkte nicht anbieten können. Aus diesen wirklich erfolgskritischen Tätigkeiten sollten Sie sich die wichtigsten Mitarbeiterfähigkeiten ableiten. Neben diesen wesentlichen Fähigkeiten gilt es die allgemeine Motivation und Entwicklungsbereitschaft des Kandidaten zu ermitteln: Das heißt, es geht im Wesentlichen um mehr , als um die Berufsjahre auf dem Papier. Ist ein Mitarbeiter offen zu lernen, will er sich mit einbringen? Oder denkt er nur an sich und an seine Vorteile? All diese Eigenschaften sind entscheidend. Alle weiteren Voraussetzungen müssen Sie durch eine geeignete Einarbeitung und Fortbildung schaffen.
Wie profitieren Sie bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter von Ihrer Arbeitgebermarke?
Kurz gesagt: Eine ausgeprägte Arbeitgebermarke hilft Ihnen auf allen drei Ebenen. Wenn Sie tägliche Eindrücke aus Ihrem Arbeitsalltag über die sozialen Medien verbreiten, wird ein interessierter Kandidat erkennen, welche Werte Sie und Ihr Team verkörpern. Stimmen diese nicht überein, wird er von einer Bewerbung absehen. Ähnliches gilt für die Passung zum Team. Kennt ein Kandidat Sie und Ihre Teammitglieder bereits durch Ihren Online-Auftritt, wird er vorab einen ersten Eindruck gewinnen, ob seine potenziellen Kollegen ihm sympathisch sind. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie Videos nutzen, in denen Ihre Mitarbeiter sich authentisch darstellen. Indirekt kann eine Arbeitgebermarke Ihnen auch in Bezug auf den Person-Job-fit nützlich sein. Wenn Sie über eine höhere Reichweite verfügen, werden Sie zwangsläufig auch eine größere Zahl an Bewerbern generieren. Sind Sie in der Lage, systematisch den besten Bewerber aus Ihrem Bewerberpool auszuwählen, steigt somit die Chance, den optimalen Kandidaten zu finden.
Checkliste:
Verfügen Sie wirklich über eine systematische Personalauswahl? Nutzen Sie diese Fragen, um Ihren Auswahlprozess zu hinterfragen?
Verfügen Sie über ein klares Anforderungsprofil mit schriftlich festgehaltenen Kompetenzen?
Könnten Sie die Werte Ihrer Apotheke klar benennen und würden Ihre Mitarbeiter die gleichen Werte aufzählen?
Haben Kandidaten die Möglichkeit schon vor der Bewerbung, Eindrücke von Ihren Werten und der Teamatmosphäre zu erhalten?
Die Critical Incident Methode ist ein Ansatz, um die Kompetenzanforderungen an eine Stelle zu ermitteln. Sie hilft Ihnen, eine gute Grundlage zur Ermittlung des Person-Job-fit zu schaffen.
Das Vorgehen ist dabei folgendermaßen: Im ersten Schritt wählen Sie Mitarbeiter aus, die mit der zu besetzenden Stelle vertraut sind, d.h. entweder in gleicher Position tätig sind, oder sehr eng mit der betreffenden Stelle zusammenarbeiten. Diese bitten Sie darum, konkrete Situationen zu nennen, die entweder zu einer positiven oder negativen Auswirkung für Ihre Apotheke geführt haben. Dies setzt natürlich voraus, dass Sie eine konstruktive Fehlerkultur im Team etabliert haben und Ihre Mitarbeiter sich auch trauen, die Situationen ausführlich und wahrheitsgemäß zu schildern.
Ein Beispiel für eine kritische Situation könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen: “Ein Kunde kam in die Apotheke und hatte eine komplexe Medikationsliste mit Wechselwirkungen und Allergien dabei. Der Apotheker musste schnell und sicher die richtigen Medikamente empfehlen und mögliche Risiken verhindern. Er fühlte sich mit dem Risiko überfordert und bat den Kunden, erneut mit seinem Hausarzt zu sprechen. Der Kunde verließ daraufhin entnervt die Apotheke. Am Abend schrieb der Kunde eine negative Google-Rezension, in der er feststellte, dass er unsere Apotheke nun nicht mehr aufsucht.”
Die Situation sollten Sie so präzise wie möglich analysieren. Welche Mitarbeiter waren an der Situation beteiligt? Welche Maßnahmen wurden ergriffen? Nachdem die kritischen Situationen beschrieben wurden, können Sie eine Analyse durchführen, um die Kompetenzen zu ermitteln, die für die Bewältigung dieser Situation notwendig gewesen wären. Dies könnte Fähigkeiten wie pharmazeutisches Wissen, zwischenmenschliche Kommunikation, Problemlösungsfähigkeiten und Stressresistenz umfassen.
Diese Methode bringt ein hohes Maß an Systematik und Objektivität in Ihr Bewerbungsverfahren. Sie ermöglicht Ihnen außerdem, hochwertigere Informationen im Bewerbungsgespräch zu erfragen. Statt abgedroschenen Fragen wie “Was sind Ihre Stärken”, können Sie z.B. situative Fragen stellen: “Wie würden Sie sich in der folgenden Situation verhalten?”
